La solution Clarisse au service des entreprises

La solution Clarisse est née d’une demande client, dirigeant d’une PME de 1400 salariés, qui m’a un jour mis au défi de lui fournir « une boite magique, simple d’utilisation, qui lui permettrait de mieux organiser son entreprise », en somme retrouver rapidement les informations dont il a besoin au quotidien. Parce que faire reculer l’impossible est quasi écrit dans mon ADN, j’ai cherché à allier le meilleur du classement papier avec le meilleur des possibilités du digital. Ce qui a pris forme dans ma tête puis sur un storyboard étalé sur le sol des 30m² de mon bureau pendant les six mois suivants est devenu aujourd’hui un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) performant, répondant aux exigences de fluidité, de sécurité, tout en facilitant le travail collaboratif et la mise en conformité avec le RGPD (Règlement Général de Protection des Données) et permettant de réduire les coûts de votre SI (Système d’Information). Laissez-moi vous présenter Clarisse.

Penser différemment la Gestion Électronique des Documents (GED) avec la solution Clarisse

En dehors des logiciels-métier, gérant les données dites « structurées » (ou données métier), une entreprise collecte ou génère quotidiennement des données à travers ses e-mails, ses documents créés ou reçus et autre courrier-papier… Ces données dites « non-structurées » (ou données secondaires) représentent 80 % des informations de l’entreprise et sont indispensables à son fonctionnement. Pour classer ces données, votre système informatique met à votre disposition, comme pour les ordinateurs grand public, des arborescences de dossiers et de sous-dossiers. Chacun de vos collaborateurs crée de multiples structures d’arborescences en fonction de sa propre logique de classement. Ainsi, plus votre structure est importante, plus le volume de données est important et plus l’organisation des données, l’arborescence globale de votre entreprise, devient complexe.

À partir de quel degré de complexité votre entreprise commence-t-elle à pâtir de son classement informatique ? On estime que la perte de temps de travail générée par la recherche d’un document, les erreurs entre les différentes versions et autres effets induits tels les sollicitations entre collaborateurs peuvent causer de 15 à 25 % de perte d’efficacité pour une entreprise. Pour une poignée d’entre elles, cela devient même une impossibilité de faire face à certaines situations faute d’accès à des informations conformes. Souhaitez-vous vraiment continuer à gâcher jusqu’à un quart de votre potentiel ?

Clarisse est née de cette nécessité de repenser le traitement et l’organisation de l’information au sein d’une structure professionnelle. Elle permet de s’affranchir de l’arborescence grâce à un puissant moteur de recherche (le meilleur du digital) et à un système de classement simplifié (le meilleur du classement papier). La segmentation traditionnelle des documents est supplantée par une gestion des droits d’accès pour un fonctionnement maîtrisé. Clarisse se positionne en remplacement de vos serveurs de fichiers ou autres systèmes de stockage.

La maîtrise de 100 % du patrimoine documentaire d’une entreprise

Clarisse peut intégrer l’ensemble de vos documents numériques sans contrainte de format, mais également vos e-mails et pièces-jointes ainsi que vos correspondances papier une fois numérisées. Notre logiciel structure cette base d’information en identifiant automatiquement les mots-clés contenus dans les documents. Le système dispose également d’une reconnaissance de caractères (OCR) pour traiter les documents au format image. Pour retrouver un document, il vous suffit alors d’effectuer une requête dans le moteur de recherche de Clarisse à partir d’un ou plusieurs mots mentionnés dans le document, et non pas uniquement le nom du fichier. Le système gère aussi le cycle de vie des documents en vous proposant la dernière version mise à jour tout en gardant en mémoire l’historique des modifications.

Clarisse protège également les données en les cryptant intégralement. Même en cas d’intrusion dans votre système, les données restent inexploitables. La sécurité de vos données est ainsi assurée de même que la confidentialité des informations relatives à vos clients, fournisseurs et autres partenaires. Clarisse peut être connectée à votre logiciel métier afin de vous permettre de maîtriser 100% de votre patrimoine documentaire.

Dans le cadre du RGPD, notre système veille au déclaratif de tous les documents à caractère personnel et gère l’archivage et la destruction des documents en fonction de leur durée légale de conservation.

L’organisation de travail peut ainsi être totalement repensée par une meilleure efficience des équipes. À l’heure où le télétravail tend à se généraliser, faciliter le travail collaboratif au sein de l’entreprise est un enjeu de productivité essentiel.

Le travail collaboratif facilité par la solution Clarisse

C’est parce que l’accès à l’information est fluidifié que Clarisse permet une meilleure collaboration interne de l’entreprise. La création de workflow (flux) et de groupes de travail tend à canaliser les interactions autour d’un même projet et à structurer la méthode de travail. L’ensemble des collaborateurs de l’entreprise peut accéder à la dernière actualisation des documents. Ils peuvent ainsi être sûrs de s’appuyer sur la même base d’information et  et collaborer en toute sérénité.

L’interface de Clarisse a été pensée pour une utilisation simple et intuitive. Parce que nous savons que vos collaborateurs ne sont pas tous nés avec un clavier et une souris entre les mains, le fonctionnement du système est rendu accessible à tous grâce à une terminologie non-technique et à des actions prédéfinies à portée de clic. C’est grâce à l’intégration complexe d’une multitude de codes et d’algorithmes ayant déjà fait leurs preuves que nous pouvons proposer un outil agile et facile à prendre en main.

Grâce à Clarisse, la collaboration peut même être pensée au-delà des limites de l’entreprise puisque vous pouvez connecter votre Clarisse à celle d’un partenaire, tel que votre expert-comptable par exemple. La constellation Clarisse pourrait vous ouvrir de nouveaux univers. Parce que votre entreprise disposera d’un outil performant, vous pourriez repousser les limites bien au-delà de vos espérances et booster les performances de votre entreprise en un temps record.

Si au quotidien j’aime me frotter à la difficulté, c’est bien pour que mes clients, au contraire, n’en rencontrent aucune. Mon challenge était de faire en sorte qu’une structure professionnelle puisse obtenir la maîtrise de 100% de son patrimoine documentaire tout en lui apportant de l’efficience dans son organisation et en lui permettant de réduire ses coûts. Aujourd’hui, je peux dire que ce pari un peu fou est atteint !

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