Qu’est-ce que la gouvernance en entreprise et comment doit-on la gérer ?

 

La gouvernance en entreprise désigne un système composé de processus, règlementations, lois et pratiques, en relation avec les institutions publiques et privées et interagit avec des partenaires.

Elle encadre la manière dont l’entreprise est dirigée, administrée et contrôlée, et l’un de ses buts est de préserver la pérennité en réduisant les risques.

Une importante augmentation des régulations de protection découlant d’autant de lois rédigées par des technocrates bien intentionnés mais souvent sans expérience pratique, imposent les entreprises à suivre (voir même à subir dans certains) des ordres qui souvent empêchent un fonctionnement efficient et efficace.

La gouvernance en est impactée et alourdit considérablement la gestion de toutes entreprises que l’on soit boulanger, pharmacien, consultant, indépendant, start-up ou PME avec pignon sur rue.

La gouvernance est présente à tous les niveaux de l’entreprise et dans tous les départements, tels les ressources humaines, les achats, évidemment la finance, le marketing, la vente, la production, etc. mais aussi dans les sous-départements, bref partout où elle peut être utile que ce soit pour satisfaire à un réglementation ou le bon fonctionnement de l’entreprise.

Notez qu’elle peut être facilement identifiable et sous contrôle dans certains cas, comme opaque et difficilement gérable dans d’autres, par exemple si elle dépend d’individus aux compétences pointues qui ont tendance à ne pas partager les mêmes buts.

L’informatique doit être une technologie au service des utilisateurs, c’est un outil majeur dans la mise en œuvre de gouvernances internes.

Un banquier m’expliquait récemment que chaque jour on ne dénombre pas moins de 300 changements de loi chaque jour dans le monde, dans la seule industrie bancaire.

La globalisation aidant, ces lois deviennent toutes intimement liée et par ricochet ont une influence sur d’autres lois d’autres pays.

En Suisse avec les lois fédérales et cantonales et surtout les pratiques, sans oublier la jurisprudence, chaque entreprise doit être accompagné.

Le challenge en tant que dirigeant d’entreprise, ou membre de conseil d’administration (qui est l’organe responsable des stratégies, des règles et de l’analyse de risque de l’entreprise, dont les membres ont toutes les responsabilités légales) est de mettre en place la gouvernance idéale !

En voulant par exemple, réduire totalement les risques pour écarter tous dommages qui pourraient être occasionnés, on pourrait créer une myriade de règles et d’importantes activités de contrôle.

Dans la quasi-totalité des cas, toute disproportion, affectera l’entreprise dans son fonctionnement, son efficacité, sans compter la motivation des collaborateurs/trices inscités et de la perte de toute créativité.

Il est clé de mettre en place une gouvernance qui donne une vision claire sur les différents processus internes de l’entreprise sans surcharger son administration tout en ouvrant à la sécurité de celle-ci.

J’ai constaté que beaucoup d’entreprises n’ont pas de gouvernance, ni même la plus élémentaire de ses fonctions, qui sont souvent externalisées à des fiduciaires ou des comptables.

Pour d’autres la gouvernance est sur-régulée par peur, motivée par de mauvaises expériences passées.

Prenons quelques exemples d’actions de gouvernance indépendamment de l’industrie ou de la taille de l’entreprise:

  • éviter de perdre une marque ou un brevet, car la cotisation qui a lieu tous les cinq ans ou tous les deux ans en fonction des pays n’a pas été renouvelée ;
  • avez-vous bien éduqué vos équipes pour faire face à la cybercriminalité qui grandit exponentiellement, qui, par de simples outils et réflexe, se réduit drastiquement ;
  • le renouvèlement d’un nom de domaine ou d’un hébergement, si ces derniers sont perdus cela occasionne des dommages majeurs dans la communication pour des frais minimes ;
  • le suivi des injonctions du registre du commerce suite aux nouvelles dispositions légales qui pourrait être mis en vigueur ;
  • la surveillance des changements légaux du code des obligations qui régulièrement obligent de faire des changements statutaires ou mettre en place de nouvelle disposition, par exemple en ce moment le risque majeur que certaines entreprises subissent c’est là la fin des actions au porteur qui doivent absolument être transformé en action nominative avant le 1er mai 2021 ;
  • dans certains métiers vous avez besoin d’avoir des formations ou des cours certifiés pour que les collaboratrices et collaborateurs puissent exercer leur métier sans être exposés à un risque personnel et/ou pour les autres, et donc ne pas oublier de planifier ces formations.
  • le régulateur financier apporte aussi son lot de changements régulièrement dans l’environnement financier et il est faux de croire que cela ne se reporte que sur les sociétés obligées d’être soumises à des régulations, par exemple la simple acquisition d’une nouvelle machine par leasing auprès d’un nouveau prestataire financier peut amener à devoir retravailler toute la compliance régulatrice interne en matière d’identification des ayants droit économique de la société.
  • bien réévaluer le portefeuille d’assurance et bien comprendre que le risque et les couts sont adaptés, mais aussi faire les modifications en fonction des lois et des sinistres expérimentés.
  • sans oublier les obligations liées à l’industrie propre de l’entreprise et les contraintes associées.

Il y a pléthore de situations, toutes au demeurant anodines, qui peuvent, chacune amener la société et les membres de son conseil d’administration à faire face à des risques.

Personnellement, je voie, la gouvernance en entreprise aussi un outil permettant de créer des opportunités, des nouveaux marchés, de faire rugir la créativité des ressources humaines, en découvrant de nouvelles pistes, par exemple grâce à la connaissance des nouveaux accords bilatéraux internationaux que la Suisse a signé avec l’Angleterre des nouvelles dispositions fiscales permettent des allègements en lien avec des brevets.

Mes conseils :

  • Utilisez des outils sur mesure. Swissawa, en collaboration avec Bizviz, a mis en place des processus internes appelés « Dispositions de Gouvernance » qui permettent à l’entreprise et son conseil d’administration de mesurer précisément, avec entre autre les KPI (Key Productive Index), quelles sont les règles et les obligations à mettre en place au regard des risques. Ceux-ci doivent être réévaluer de manière ponctuelle ce qui permet à la gouvernance et ses dispositions d’évoluer sans cesse.
  • Modelez le conseil d’administration en y apportant plus de compétences, celle que vous n’aimez pas faire ou ne connaissez pas. Un ou plusieurs nouveaux membres apportent une vision neuve sur la direction, et pas besoin d’être issue de la même industrie, car la complémentarité se révèle un atout.
  • Impliquer davantage vos collaborateurs/trices dans les choix stratégiques.
  • Innover, toujours et encore, ne jamais se reposer ou se contenter des solutions existantes. L’innovation et la concurrence que la mondialisation véhicule, doivent vous motiver à toujours améliorer et pourquoi diversifier vos produits ou services.

Pour conclure, les statiques montrent que l’absence ou les lacunes de gouvernance sont un des facteurs clé de faillites d’entreprise (et de projets), dès lors, entourer vous bien et pour sublimer vos projets allouez un peu de votre précieux temps à la gouvernance de votre entreprise.